Sitzungen: Zeitfresser oder Sozialkitt?
15.04.2016
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Sitzen ist ein statischer Zustand in einer zwar bequemen, aber nicht besonders rückenfreundlichen Position. Die Resultate von Sitzungen reichen von genialen Beschlüssen bis hin zu einem Ergebnis, das nicht weiter verwertet werden kann. Worauf kommt es bei Sitzungen an? Die nachfolgende Checkliste kann helfen, besser durch den Termin zu kommen und ihn effizient zu gestalten.
SITZUNGSTECHNIK: EINE CHECKLISTE
1 Wozu eine Sitzung?
- Neue Ziele und Strategien festlegen
- Probleme bearbeiten und lösen
- Entscheidungen fällen
- Anerkennung und Zustimmung ausdrücken
- Für synchrone Information (zum Beispiel wichtige Ereignisse)
2 Und wozu nicht?
- Als Ersatz für einen schriftlichen Bericht
- Für die Übermittlung von Kritik
- Als Ersatz für ein Telefongespräch
- Für Einweg-Kommunikation (Ausnahmen: Punkt 1)
3 Wer soll teilnehmen?
- Wer etwas beizutragen hat - Wer informiert werden muss
- Wer über die nötigen Entscheidungsbefugnisse verfügt
- Wer keinesfalls übergangen werden darf
- Ideal sind 4-7 Personen
- Es müssen nicht immer alle Personen bei allen Traktanden anwesend sein
4 Vorbereitung, Einladung
- Alle Teilnehmer aufführen (inkl. Sitzungsleiter und Protokollführer)
- Ziel der Sitzung: Was soll erreicht werden?
- Traktanden: einzelne Vorgehensschritte und Themen
- Ort und Zeit (Anfang und Schluss!)
- Unterlagen, individuelle Vorbereitung der Teilnehmer
5 Ablauf der Sitzung
- Pünktlich beginnen und schliessen
- Straff führen, jedoch Gespräch
- Periodisch zusammenfassen, Standort bestimmen
- Fragen stellen und zuhören
- Schwierige Teilnehmer kontrollieren
- Positive Aspekte würdigen
- Eine Sitzung muss nicht immer todernst sein
6 Nachbereitung, Protokoll
- Art des Protokolls festlegen (Vorschlag: nur Beschlüsse: wer/bis wann/was)
- Innert 3 Tagen verteilen
1 Wozu eine Sitzung?
- Neue Ziele und Strategien festlegen
- Probleme bearbeiten und lösen
- Entscheidungen fällen
- Anerkennung und Zustimmung ausdrücken
- Für synchrone Information (zum Beispiel wichtige Ereignisse)
2 Und wozu nicht?
- Als Ersatz für einen schriftlichen Bericht
- Für die Übermittlung von Kritik
- Als Ersatz für ein Telefongespräch
- Für Einweg-Kommunikation (Ausnahmen: Punkt 1)
3 Wer soll teilnehmen?
- Wer etwas beizutragen hat - Wer informiert werden muss
- Wer über die nötigen Entscheidungsbefugnisse verfügt
- Wer keinesfalls übergangen werden darf
- Ideal sind 4-7 Personen
- Es müssen nicht immer alle Personen bei allen Traktanden anwesend sein
4 Vorbereitung, Einladung
- Alle Teilnehmer aufführen (inkl. Sitzungsleiter und Protokollführer)
- Ziel der Sitzung: Was soll erreicht werden?
- Traktanden: einzelne Vorgehensschritte und Themen
- Ort und Zeit (Anfang und Schluss!)
- Unterlagen, individuelle Vorbereitung der Teilnehmer
5 Ablauf der Sitzung
- Pünktlich beginnen und schliessen
- Straff führen, jedoch Gespräch
- Periodisch zusammenfassen, Standort bestimmen
- Fragen stellen und zuhören
- Schwierige Teilnehmer kontrollieren
- Positive Aspekte würdigen
- Eine Sitzung muss nicht immer todernst sein
6 Nachbereitung, Protokoll
- Art des Protokolls festlegen (Vorschlag: nur Beschlüsse: wer/bis wann/was)
- Innert 3 Tagen verteilen
